전화보다 문자로 안내드리는 게 나을 때가 언제인지 헷갈려요

설명이 필요한 건 전화, 확인이 필요한 건 문자로 나누면 대체로 맞는 편이에요. 그리고 전화로 말씀드린 내용도 요지는 문자로 한 번 더 남겨두는 걸 권해요. 남는 것과 전해지는 걸 같이 챙길 수 있어서요.

안내 대상이 연세가 있으신 경우가 많은 편이에요?

그러면 문자 위주로 바꾸는 건 오히려 민원을 늘릴 수 있어요. 못 봤다는 이야기가 나오면 설명을 처음부터 다시 해야 하니까요. 통화를 줄이려면 문자로 대체하기보다 통화 시간을 정해두고 몰아서 하는 쪽이 현실적일 수 있습니다.

앞에서 나온 대상 이야기가 실제로 기준을 가르는 것 같아요. 같은 내용이라도 받는 분이 문자를 잘 보시는지에 따라 방식이 달라지는 편이라서, 처음 통화 때 어떤 방법으로 연락드리면 편하신지 한 번 여쭤두는 걸 권해요. 그 한 마디로 뒤에 생기는 오해가 꽤 줄어든다고 들었어요. 일반적으로 정리하면 결론이나 기준을 설명해야 하는 건 통화가 낫고, 필요한 서류 목록이나 일정처럼 다시 봐야 하는 건 글로 남기는 게 나아요. 그리고 통화로 설명한 내용도 요지를 짧게 남겨두면 나중에 말이 달라질 때 서로 확인할 게 생깁니다. 기록 방식은 회사마다 지침이 있는 경우가 많으니 그 안에서 하시는 게 안전해요. 개인 휴대전화로 안내하는 부분도 회사 방침을 한 번 확인해 보시길 권합니다. 이건 조직마다 달라서 여기서 단정하기는 어려운 부분이에요.