사건이 끝난 뒤 받아둔 기록을 어떻게 파기해야 하는지 모르겠어요

세 가지를 정해두시면 됩니다. 보유 기간, 파기 방법, 파기 기록이에요. 보유 기간은 사무소 내부 규정으로 먼저 문서화하시는 걸 권합니다. 건의 성격에 따라 분쟁 가능성이 남는 기간이 다르니 종결 후 몇 년이라고 못 박기보다는 유형별로 나눠 적어두시고, 위임 계약서와 개인정보 수집 이용 동의서에 그 기간을 그대로 반영해 두세요. 고객이 동의하신 범위와 실제 보관 기간이 어긋나는 게 제일 곤란해집니다. 파기 방법은 종이는 세단, 전자파일은 복구 불가능한 방식으로 삭제입니다. 공용 폴더나 메일함, 스캔 기기에 남아 있는 사본까지 같이 정리하셔야 해요. 종이만 태우고 메일 첨부는 그대로 남아 있는 경우가 실제로 흔합니다. 파기 기록은 대장 하나로 충분합니다. 어느 건의 어떤 자료를 언제 어떤 방법으로 누가 파기했는지 한 줄씩 남기시면 나중에 확인 요청이 왔을 때 그것만 보여드리면 됩니다. 구체적인 보유 기간은 사무소 규모와 취급 자료에 따라 다를 수 있어서 내부 규정 만들 때 한 번 검토받아보시는 게 안전합니다.

보관 기간을 법이 일률로 정해 준 조문을 찾기 어렵기 때문에, 근거는 수집할 때 받은 동의의 범위에서 끌어옵니다. 의료법은 환자 본인의 기록 열람과 사본 발급 요청을 정당한 사유 없이 거부하지 못하게 하면서, 환자 동의 없는 제3자 열람과 사본 교부는 금지합니다. 대리인이 받을 때는 환자가 자필 서명한 동의서와 위임장, 환자 신분증 사본을 갖추도록 하고 인감이나 무인은 인정하지 않습니다. 그 동의의 목적이 끝나면 보관 근거도 함께 끝난다고 보는 것이 안전합니다. 그래서 위임계약서와 개인정보 수집 이용 동의서에 유형별 보유 기간을 먼저 적고, 종이는 세단, 전자파일은 복구 불가능한 삭제로 방법을 정하십시오. 스캔 기기 저장장치와 메일함, 공용 폴더, 외장 매체에 남은 사본까지 같은 목록에 넣어야 합니다. 파기 대장은 사건번호, 자료 종류, 파기 일자, 방법, 수행자 다섯 칸이면 충분합니다. 청구인이 확인을 요청하면 그 줄을 보여 드리면 됩니다. 표준약관이 청구 서류로 드는 사고증명서 원본을 돌려드려야 하는 건은 파기 전에 반환 기록을 따로 남기십시오. 동의서에 적힌 이용 목적과 기간, 파기 대장의 일자, 위임계약서의 문구 이 셋이 서로 어긋나지 않는지 분기마다 한 번씩 맞춰 보시는 것도 권합니다.