고객이 카톡으로 서류 사진을 보내오시는데 이대로 접수해도 되나요

사본 사진으로 접수 가능한 담보가 많지만, 원본을 요구하는 건도 있어서 담보별로 확인이 필요해요. 사진은 네 귀퉁이가 다 들어오고 글자가 선명해야 반려가 안 나고요. 개인정보 걱정은 정당해서, 접수 처리 후엔 메신저에 남은 사진과 다운로드본을 지우시길 권합니다. 가능하면 회사 공식 채널로 넘기고 개인 메신저엔 남기지 마세요.

판단 기준은 두 가지입니다. 그 서류가 원본을 요구하는 것인지, 그리고 개인정보를 어디에 어떻게 두고 있는지입니다. 표준약관은 청구 서류를 청구서, 사고증명서, 신분증, 그 밖에 필요한 서류로 열거하고 사고증명서가 의료법에서 정한 의료기관이 발급한 것이어야 한다고 정할 뿐, 사본과 원본을 일률적으로 가르지 않습니다. 원본 제출은 본인 확인이나 위임 의사 확인이 필요한 서류에 붙는 조건이므로, 동의서나 위임장처럼 서명이 쟁점인 서류부터 확인하십시오. 사진은 네 귀퉁이와 발급기관 표시, 발급일자가 모두 들어오고 글자가 읽히는 상태여야 반려가 나지 않습니다. 여러 장이면 장 번호를 붙여 받으십시오. 개인정보는 별도로 관리하십시오. 메신저는 대화방과 기기, 클라우드에 사본이 남으므로 접수 처리 뒤에는 수신 자료를 지정된 보관 위치로 옮기고 대화방 자료는 삭제하십시오. 수집 항목과 이용 목적, 보관 기간을 적은 동의서를 먼저 받아 두시고, 서류 접수 경로는 하나로 안내하십시오. 원본이 필요한 서류가 있으면 접수 전에 목록으로 안내해 한 번에 받으십시오. 담보별로 원본 요구 여부가 다르면 그 사유를 회사에 서면으로 확인하고 회신을 보관하십시오. 고객께는 사진 촬영 요령을 짧게 안내해 두십시오. 흐린 사진은 다시 받는 편이 빠릅니다.