고객이 자료를 다 지워달라고 하셨는데 어디까지 지우는 게 맞나요

요청 자체는 당연한 권리라서 성실히 응하시는 게 맞습니다. 다만 전부라는 말을 그대로 실행하기 전에 두 가지를 나눠 보셔야 합니다. 하나는 보관해야 할 근거가 남아 있는 자료인지입니다. 위임 계약이나 사무소 내부 규정, 관련 법령에 따라 일정 기간 보관하도록 되어 있는 자료가 있으면 그 범위는 즉시 삭제가 어려울 수 있어요. 이 경우 왜 남기는지, 얼마 동안 남기는지, 그 기간이 지나면 어떻게 파기하는지를 고객께 설명드리고 그 안내를 문서로 남겨두시면 됩니다. 말없이 갖고 있는 것과 설명드리고 갖고 있는 것은 전혀 다릅니다. 다른 하나는 실제로 어디에 흩어져 있는지입니다. 종이 사본, 사건 폴더, 메일 첨부, 메신저로 받은 사진, 스캔 기기 저장소, 백업본까지 목록을 만들어 놓고 하나씩 처리하셔야 해요. 한 군데만 지우고 처리했다고 말씀드리는 게 제일 위험합니다. 처리가 끝나면 언제 어떤 자료를 어떤 방법으로 처리했는지 회신드리고 그 기록을 남겨두세요. 사무소 상황에 따라 보관 근거가 다를 수 있어서 규정을 한 번 확인해 보시는 걸 권합니다.

어디까지 지울지의 기준을 법 쪽에서 몇 개 보태면 판단이 쉬워져요. 보험업법의 손해사정사 의무 조항은 업무상 알게 된 개인정보를 누설하는 걸 금지하고, 시행령은 손해사정서에 건강정보 같은 민감정보가 들어가면 피보험자 동의를 받되 동의가 없으면 그 정보를 삭제하거나 식별할 수 없게 하라고 정해요. 즉 개인정보를 정리하는 건 호의가 아니라 원래 의무의 연장이에요. 다만 같은 법의 손해사정서 교부 조항은 사정서를 보험회사와 계약자에게 내어 주도록 정하니, 이미 교부된 사정서를 상대방 쪽에서 회수하는 건 손해사정사가 할 수 있는 범위 밖이에요. 남겨야 할 것과 지울 것을 나누는 기준은 근거가 있느냐예요. 의료법의 기록 열람 규정은 대리인이 기록을 받을 때 환자 자필 동의서와 위임장을 요구하는데, 그 위임 서류와 수임 계약서는 나중에 누가 무엇을 위임했는지를 증명하는 문서라 곧바로 없애기 어려운 쪽이에요. 반대로 진료기록 사본, 사진, 검사 결과지처럼 사정서 작성에 쓰고 남은 원자료는 보관 근거가 없으면 요청대로 처리하는 쪽이에요. 절차는 목록 → 처리 → 회신이에요. 종이 파일, 사건 폴더, 메일 첨부, 메신저 사진, 백업본까지 위치를 적고, 남기는 항목은 근거와 기간을 적어 고객께 알리고, 처리한 항목은 날짜와 방법을 적어 서면으로 회신하세요.