동의서가 오래돼서 다시 받으라는데 재징구를 어떻게 부탁드릴까요

사무 착오처럼 설명하지 마시고 절차라고 말씀드리는 게 낫습니다. 병원이 정한 유효 기간이 있어서 새로 받아야 한다고 하시고, 이번엔 어느 기관 어느 기간인지 미리 채워서 보내드리세요. 서명만 하시면 되도록 만들어 드리면 부담이 훨씬 덜합니다.

재징구는 사무 착오가 아니라 기록 열람 제도의 구조에서 나오는 절차라는 점을 먼저 정리해 두십시오. 그래야 고객께 설명할 문장이 흔들리지 않습니다. 의료법상 기록 열람 규정은 환자 동의 없이 제3자에게 기록 사본을 주는 것을 금지하고, 환자가 지정한 대리인에게는 예외를 둡니다. 이때 시행규칙이 정한 서류가 환자가 자필 서명한 동의서와 위임장, 대리인과 환자의 신분증 사본이고, 인감이나 무인은 인정되지 않습니다. 병원은 이 동의서를 근거로 제3자 제공의 책임을 지기 때문에 작성일이 오래된 동의서를 받지 않는 내부 기준을 두는 경우가 있고, 이번 반려도 그 기준에 따른 것입니다. 고객께는 이렇게 말씀드리십시오. 병원이 개인정보 보호 때문에 동의서 작성일 기준을 두고 있어 새로 서명을 받아야 하고, 이번에는 필요한 병원과 기간을 미리 채워 서명만 하시면 되도록 준비했다고요. 이유, 부담을 줄인 방법, 다음 행동 순서로 말하면 일이 늘어난 인상이 줄어듭니다. 서류는 병원별로 동의서와 위임장을 따로 준비하고, 의료기관명, 진료 기간, 요청 기록 종류(외래기록, 입원기록, 검사 결과지, 영상)를 채워 보내십시오. 병원 자체 양식을 요구하는 곳이면 그 양식도 함께 넣습니다. 재발 방지는 관리표 한 칸으로 해결하십시오. 동의서마다 서명일을 적고, 병원별로 받아 주는 기간을 처음 반려받을 때 물어 기록해 두면 다음 신청 전에 미리 새로 받아 둘 수 있습니다. 진행 중인 건이 여럿이면 만료가 가까운 동의서부터 한 번에 갱신하는 것이 고객 연락 횟수를 줄입니다.