고객 동의서 범위를 어디까지 받아두는 게 맞을까요

범위를 넓히기보다 목적을 분명히 적는 쪽으로 잡는 편이 낫습니다. 어떤 사건의 어떤 처리를 위한 것인지, 어느 기간의 어떤 자료인지, 언제까지 유효한지를 적어두면 추가 자료가 생겨도 같은 목적 안에서 설명이 됩니다. 목적을 벗어나는 자료는 그때 다시 받는 게 맞고요.

동의는 범위의 넓이가 아니라 목적의 특정으로 관리하는 편이 안전합니다. 표준약관의 보험금 지급절차 조항은 지급사유 조사와 관련해 의료기관, 국민건강보험공단, 경찰서 등 관공서에 대한 회사의 서면 조사요청에 동의하도록 정하면서, 회사가 그 동의를 요청할 때 조사 목적과 사용처를 명시하고 설명하도록 함께 정하고 있습니다. 동의의 유효 범위를 재는 자가 목적과 사용처라는 뜻입니다. 기간과 기관, 항목을 비워 둔 포괄 동의는 청구와 무관한 과거 기록까지 열람됐는지로 다툼이 생깁니다. 보험업법 시행령은 손해사정서에 건강정보 같은 민감정보가 포함되는 경우 피보험자의 동의를 받도록 하고, 동의가 없으면 해당 정보를 삭제하거나 비식별 처리하도록 정합니다. 자료를 확보하는 단계와 제출하는 단계가 별개라는 뜻입니다. 실무에서는 동의서에 사건 특정, 대상 기관, 자료 기간과 항목, 이용 목적, 유효기간을 적고 목적을 벗어나는 자료가 필요해지면 그 항목만 별도 동의를 받는 방식을 권합니다. 기관에 따라 민감정보에 대한 별도 서식을 요구하므로 신청 전에 해당 기관의 서식을 확인해 두십시오. 동의서 사본은 고객께도 한 부 드리고 사건 기록에 함께 편철하십시오.