민원 답변 기한이 촉박한데 자료가 다른 부서에 있어서 당황스러워요

자료 확보가 안 되면 답변서에 그 사실을 적고 기한 연장을 요청하는 게 자료 없이 내는 것보다 나아요. 민원 전담 부서에 지금 상황을 알리면 연장 절차는 그쪽이 알아요. 그리고 다른 부서 자료 요청은 메일 한 통으로 끝내지 말고 민원 건이라는 것과 기한을 명시해서 그 부서 책임자에게도 같이 보내세요. 담당자끼리 오가는 요청은 뒤로 밀리는 편이에요.

자료가 없는 상태에서 확인된 부분만이라도 먼저 정리해 두세요. 청약서 사본이 오는 순간 답변서에 붙이기만 하면 되도록요. 그리고 기한 안에 자료가 안 오면 답변서에 어떤 자료를 확인 중이며 추가 회신하겠다고 적는 방법도 있어요. 확인 안 된 걸 확인된 것처럼 쓰는 것만 피하면 돼요.