종결된 건 서류를 언제까지 갖고 있어야 하는지 궁금합니다

보관 기간은 회사나 사무소 내부 규정과 개인정보 처리 방침에 따라 정해두는 게 먼저입니다. 임의로 정하지 마시고 소속 규정부터 확인하세요. 민감한 의료 자료라 파일에 그냥 두면 안 되고 잠금 보관과 접근 권한을 나눠두시는 게 기본이에요.

폐기하실 때는 종이는 파쇄하고 스캔본은 원본과 백업까지 같이 지우세요. 개인 메일이나 휴대폰 사진첩에 남아 있는 사본이 제일 자주 빠집니다. 건이 끝나면 그날 정리하는 습관을 들이시는 게 안전해요.

보관 기간을 정한 단일 기준이 있다고 안내하기는 어렵고, 대신 두 가지 법령 축을 놓고 내부 규정을 만드는 것이 맞습니다. 첫째, 의료법의 기록 열람 규정입니다. 환자는 본인 기록의 열람 · 사본 발급을 요청할 수 있고, 환자 동의 없이 제3자에게 열람하게 하거나 사본을 내주는 것은 금지됩니다. 대리인이 받으려면 환자가 자필 서명한 동의서와 위임장, 신분증 사본을 갖춰야 하고 인감이나 무인은 인정되지 않습니다. 우리가 들고 있는 의무기록 사본은 그 동의 범위 안에서만 존재하는 문서라는 뜻입니다. 둘째, 보험업법은 손해사정사가 업무상 알게 된 개인정보를 누설하는 행위를 금지 항목으로 둡니다. 보관도 누설 위험을 관리하는 일의 일부입니다. 그래서 실무는 이렇게 정리하십시오. 소속 규정과 개인정보 처리방침에서 보유 기간을 문서로 정하고, 잠금 보관과 접근 권한을 나누고, 폐기는 종이 파쇄와 전자 사본 · 백업 삭제를 함께 기록으로 남기는 것입니다.