기록을 메일로 보낼 때 실수할까 봐 매번 마음이 조마조마해요

수신인을 마지막에 입력하는 습관이 제일 효과가 큽니다. 본문과 첨부를 먼저 붙이고 주소를 나중에 넣으면 오발송이 확 줄어요. 첨부는 암호를 걸고 비밀번호는 다른 경로로 전달하시고, 파일명에 고객 성명 전체를 넣지 않는 것도 같이 하시면 좋습니다.

사무소에 발송 전 확인이나 회수 기능이 있는 메일을 쓰시나요? 그것부터 확인해 보시면 좋겠습니다.

오발송 대책은 습관보다 절차로 고정하는 편이 오래갑니다. 근거부터 짚겠습니다. 보험업법 제189조는 손해사정사가 업무상 알게 된 개인정보를 누설하는 행위를 금지 행위로 정하고, 진료기록은 의료법상 환자 동의 없이 제3자에게 열람이나 사본 교부를 할 수 없는 정보입니다. 기록 파일 한 건이 잘못 가면 두 선이 한꺼번에 걸립니다. 발송 절차는 네 단계로 고정하십시오. 첫째, 첨부 파일에 암호를 걸고 비밀번호는 문자 등 다른 경로로 보냅니다. 둘째, 파일명에는 성명 대신 사건 번호나 약칭을 씁니다. 셋째, 수신 주소는 본문과 첨부를 다 붙인 뒤 마지막에 입력하고, 자동완성은 끄거나 보험회사 담당자 주소를 별도 목록으로 관리합니다. 넷째, 진료기록은 필요한 부분만 추려 보내고 전체 기록을 통째로 보내는 일은 줄입니다. 사무소 차원에서는 발송 지연(보내기 버튼 뒤 일정 시간 대기) 기능과 외부 도메인 발송 경고를 켜 두는 것이 효과가 큽니다. 대용량 기록은 메일 첨부 대신 만료 기한이 있는 공유 링크를 쓰고 열람 기록을 남기십시오. 주소록에 같은 성의 담당자가 여럿이면 표시 이름에 회사명과 부서를 붙여 두는 것도 방법입니다. 그래도 잘못 보냈다면 순서는 이렇습니다. 즉시 수신자에게 삭제를 요청하고 삭제 확인 회신을 서면으로 받습니다. 암호를 걸어 보냈다면 비밀번호를 전달하지 않은 사실을 기록합니다. 의뢰인에게 경위를 알리고, 누가 언제 무엇을 받았는지를 사건 기록에 남깁니다. 이 절차를 한 장으로 적어 사무소 모든 사람이 같은 순서로 보내게 하는 것까지가 대책입니다.