기록을 못 준다는 회신을 받았는데 다음 수순이 뭔지 모르겠어요

요청을 환자 본인 위임으로 넣으셨나요 아니면 저희 쪽 명의로 바로 넣으셨나요?

그럼 위임 근거를 붙여 다시 넣어보시는 게 순서일 수 있어요. 기록 발급은 본인 또는 정당한 위임을 받은 사람에게 열리는 구조라 명의와 위임 서류가 맞물려야 창구에서 처리가 됩니다. 거절 사유를 문서로 달라고 같이 요청하시고요.

사유를 받아보면 못 주는 게 아니라 그런 서식이 없는 경우도 있어요. 요청한 이름의 문서가 그 병원에는 존재하지 않아서 거절로 회신되는 겁니다. 그래서 사유를 문서로 받으신 다음 서식 이름을 바꿔 다시 물어보시면 풀리는 경우가 있습니다. 없는 자료를 계속 요구하다 시간만 가는 건 피하시는 게 좋고요.

위에서 위임과 서식 이름 이야기가 나왔는데 다음 수순을 단계로 잡으면 이렇게 됩니다. 첫째 거절 사유를 문서로 받으세요. 구두로 들으면 다음 단계 근거가 안 남습니다. 사유가 오면 대개 셋 중 하나예요. 권한이 확인되지 않았거나, 그 이름의 서식이 없거나, 요청 범위가 특정되지 않았거나입니다. 둘째 권한 문제면 본인 또는 정당한 위임을 받은 형태로 재요청하시고 위임장에 대상 기관과 기간 그리고 발급 대상 문서를 구체적으로 적어 넣으세요. 위임 기간이 비어 있어서 반려되는 경우가 은근히 있습니다. 셋째 서식 문제면 우리가 부르는 이름 말고 그 병원에서 쓰는 이름을 물어보세요. 필요한 내용을 문장으로 설명하고 그 내용이 담긴 문서가 어떤 이름으로 발급되는지 물으면 창구에서 대개 알려줍니다. 넷째 범위 문제면 기간과 진료과를 좁혀서 다시 넣으세요. 전체 기록을 통으로 요청하면 양과 비용 때문에 막히는 경우가 있습니다. 그래도 안 되면 고객께서 직접 발급받으시는 경로가 남아 있습니다. 이때 무엇을 어떤 이름으로 받아오셔야 하는지 목록을 적어드리는 게 좋아요. 병원마다 운영이 달라서 여기서 단정하기는 어렵고 순서 정도로 봐주시면 좋겠습니다.