고객 진료기록을 카톡으로 받아도 되는 건지 개인정보가 걸려서요

받는 채널보다 "받은 뒤"가 문제예요. 회사에 보안 지침이 있으면 그걸 따르시고, 없으면 최소한 세 가지는 하세요. 접수 끝나면 폰에서 지우기, 다른 사람에게 전달하지 않기, 고객께 "접수 후 삭제한다"고 미리 말씀드리기. 가능하면 회사 전용 접수 채널이나 이메일로 받는 게 낫고, 카톡으로 받았다면 그 대화방에서 사진을 삭제하는 것까지가 한 세트예요.

저는 고객께 처음부터 "카톡 말고 회사 앱이나 이메일로 보내달라"고 안내해요. 그래도 카톡으로 오면 받고 바로 지우고요. 회사에 지침 없냐고 한 번 물어보시는 것도 좋을 것 같아요. 물어보면 그제야 만들어주는 데도 있더라고요.

근거 조문이 두 갈래라 나눠 보겠습니다. 보험업법은 손해사정사가 업무를 하면서 알게 된 개인정보를 누설하는 것을 금지행위로 열거하고, 시행령은 손해사정서에 건강정보 같은 민감정보가 들어가면 피보험자 동의를 받아야 하며 동의를 받지 못했으면 그 정보를 삭제하거나 식별할 수 없게 하라고 정합니다. 의료법 쪽은 환자 동의 없이 제3자에게 기록을 열람하게 하거나 사본을 내주지 못하도록 정하고 있고요. 그래서 받는 채널보다 동의와 보관이 핵심입니다. 접수 전에 어떤 자료를 무슨 목적으로 받는지 알리고 동의를 기록이 남는 방식으로 받으십시오. 가능하면 회사 접수 채널이나 업무용 메일로 받고, 메신저로 받았다면 회사 시스템에 등록한 뒤 단말기와 대화방에서 삭제하는 것까지를 한 절차로 두십시오. 회사에 지침이 없으면 없는 대로 두지 마시고 문의하십시오. 위탁 사정이든 회사가 직접 하는 사정이든 손해사정서 교부와 민감정보 처리 의무는 법령에 적혀 있는 것이라, 개인이 임의로 정할 범위가 아닙니다. 기록을 넘겨받은 경로와 폐기 시점을 건별로 남겨 두시면 나중에 설명할 자료가 됩니다. 고객께는 접수가 끝나면 받은 사진을 지운다는 점을 미리 말씀드리는 것까지 절차의 일부로 두십시오.